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辽宁师范大学耗材等用品电商平台采购管理办法(试行)
作者  发布日期:2017-05-15 08:26:51  查看次数:206 次

第一章   

第一条  为进一步推进学校物资规范化、信息化采购管理工作,落实采购廉洁从业风险防控工作,切实提升物资采购效率,根据《辽宁师范大学政府采购管理办法》,结合“2016-2017年度辽宁省省级政府集中采购目录”和学校实际,特制定本办法。

第二条  本办法所指的耗材等用品是指学校开展科学实验、教学实验、办公等活动中所使用及消耗的试剂、材料、低值品、易耗品、低值仪器及办公用品等。

科研经费购置单台(套)5000元以下(含5000元)的专用仪器设备(计算机、打印机、摄相机、照相机等通用设备除外),可以执行网上采购。

财政专项经费及学校预算内经费购置仪器设备按《辽宁师范大学政府采购管理办法》执行。

第三条  本办法所指的网上采购平台是“喀斯码商城”(以下简称“商城”)采购平台(http://www.casmart.com.cn/)。

第四条  网上采购坚持“比厂家、比质量、比价格、比运距、比信誉、比效益原则;坚持“有效竞争、物有所值、防腐倡廉、符规合法”的原则。

第二章   管理体制

第五条  学校将成立耗材等用品电商平台采购领导小组(以下简称“平台采购领导小组”),由主管校领导担任组长,成员由资产管理处、计财处、网络信息管理中心、审计处等相关负责人组成,负责平台采购工作推进及耗材等用品采购监督管理工作。

第六条  各管理部门职责及分工

该工作由资产管理处牵头组织,计财处、网络信息管理中心、审计处共同配合实施。具体职责及分工如下:

(一)资产管理处:负责平台管理、制度建设、验货员的变更、采购监督、结算汇总、办理结算报销手续及与供应商的协调等工作。

(二)计财处:负责经费卡的维护管理、经费审批人信息的调整、经费卡预算额度内货款报销等工作。

(三)网络信息管理中心:负责提供网络技术支持。

(四)审计处:负责网上采购审计管理。

第七条  各单位是网上平台采购及出入库管理的主体,负责采购申请、网上订货、审核、验货、出入库管理、盘库管理、报表等。

第八条  网上平台采购需要采购员和验货员。采购员负责采购申请、网上订货、审核等;验货员负责验货、出入库管理、盘库管理、统计报表等。

各单位根据实际工作设置采购员和验货员。验货员一般为各单位资产管理员或耗材等用品保管员。严禁同一人进行采购(收货)与验收。

第三章    账户管理

第九条  账户注册与变更

资产管理处负责对外协调,申请设立学校的资产账户、采购主账户和验货账户。注册账户以后,原则上不再做更改,如特殊情况下需做变更的,由资产管理处负责联系变更。

第十条  账户管理

(一)资产账户

资产账户是学校负责资产管理和财务结算的账户,由资产管理处负责管理,负责汇总订单进行结算;负责向各单位资产管理员分配资产子账户;负责向监督部门分配监督账号,以便监督部门对网上采购工作实施监督。

(二)采购账户

采购账户分采购主账户和采购子账户。主账户只用于网上审核订单,不能订货。子账户只具有网上订货功能,不具有审核权限。

采购主账户。各单位根据经费来源申请一个或多个采购主账户。申请原则是:单位申请一个主账户,每个课题组也可以申请一个主账户。各类经费负责人是主账号第一责任人,负责采购审批及控制单批采购额度,负责主账户密码维护、分配子账户、网上订单审核。

采购子账户。采购主账户可以分配多个子账户。学院及单位可以按采购实验耗材和办公用品分配子账户;课题组可以按经费卡分配子账户。子账户注册需要具备学校工号,采购人由在职的教职工担任。子账户的管理由各主账号负责人授权采购人负责,包括密码管理、网上订货、线下退货。如子账户采购人发生变动,则由主账户及时冻结子账户功能。

(三)验货账户

采购货物实施入出库管理制度。验货账户由学校分配给各单位(部门)验货员管理,负责验货、网上确认,并按学校规定办理入库出库领用手续。

如网上购置仪器设备属于固定资产的,按学校规定办理固定资产增加手续,属于低值仪器的入各单位低值仪器账。

第四章   采购管理

    第十一条  学校耗材等用品原则上必须通过“喀斯码商城”(以下简称“商城”)采购平台http://www.casmart.com.cn/进行采购;商城没有的或购置价格低于商城的,需要提供采购当日商城截图,执行学校规定,可以自行采购。

第十二条  网上采购

采购人通过子账户登录指定平台,根据需要选择耗材等用品的规格、型号及数量,并生成订单。订单生成后,提交采购主账户,等待主账户审核。

第十三条  订单审核

采购主账户负责人通过主账户登录,对子账户提交的订单进行审核,审核通过后在网上进行提交。

提交前,采购主账户(校内经费卡)负责人需要到计财处网站主页上登录综合查询系统查询结算时使用的经费卡此项目额度余额。学校对在商城采购的用品每月结算一次,如在一个月内进行多次采购,经费卡负责人要做好经费卡此项目额度“月采购”预算,要确保项目额度在结算时足以支付货款。如预算不足,不得提交订单。对超出预算额度的采购,超出费用由经费卡负责人承担。

提交后,出现两种情况:一是需要流转签批的订单,需要完成流转签批流程,才能生成有效订单,生成有效定单后,等待供应商发货。二是无需流转签批的订单,审核确认后直接生成有效订单,等待供应商发货。

第十四条  采购易制毒等危险化学品,要按照国家规定,首先在线下完成备案审批程序,然后将备案批件上传平台后再进行线上采购。

第十五条  采购形式

单批次采购耗材等用品订单总额在1万元以下的,可直接在平台上下单采购。采购原则上应坚持最低价原则,科研等项目经费可根据实际需求进行选购,厉行节约,防止浪费。

单批次采购耗材等用品订单总额大于1万元的小于5万元的,需要在平台上进行线上招标,报销时需提供学校与供应商购销合同。

单批次采购耗材等用品达到5万元及以上的,严格执行政府采购,由资产管理处组织线下招标采购。

第五章  验货、结算管理

第十六条  验货

货物送达后,由采购主账户负责人(或其授权子账号采购人)收货。验收实行三方(送货人、验货员、收货人)统一验货(未验收前,不能私自拆封),验收无误后,三方在验货单上签字。

《验货通知单》由验货员打印,并保存签字完整的《验货通知单》,以备学校监督和检查。

第十七条  入出库

所有耗材等用品应及时办理入出库手续。各单位要建立从采购申请到领用的台账管理制度,登记采购和领用耗材等用品出入库情况。

第十八条  退换货

对于验收不合格的商品,采购人可按照商城相关流程进行退换货。货品在使用过程中发现质量问题,采购人应要求供应商及时退换货。如有问题,可直接联系网上平台协调解决或联系资产管理处进行协调。

第十九条  结算

按照学校与喀斯玛(北京)科技有限公司的“结算协议”,统一结算的发票由商城开据,不能统一结算的由供货商开据发票。

网上采购验货合格后,由资产管理处定期汇总采购信息,形成财务结算单。财务结算单是各单位采购耗材等用品的报销凭证。采购人、验货人、审批人在平台上的审核确认作为财务结算依据。

资产管理处负责接收发票,审核发票和订单。财务结算时,提供财务结算单和结算发票。发票由资产管理处经办人和负责人审核签字。

第六章  附则

第二十条  平台设立监管账号,学校资产、财务、审计等部门通过监管账号对学校所有采购的货品进行随时监督,若发现采购有违规违纪行为,将依法依规严肃处理。

第二十一条  本办法自2017615日起试行,资产管理处负责解释。

 

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